Door te starten met een uitgangspuntensessie heeft Accordis fundamenteel bijgedragen aan het succes van het project “Van Helios naar Beter”! Hierdoor is het niet een 1:1 vervanging geworden, maar is een basis gelegd voor de verdere uitbouw die nu onderhanden is.
Frits van der Velden – Directeur Bedrijfsvoering Aafje
De klantvraag
Aafje is een zorgorganisatie in Rotterdam, Dordrecht en omstreken en levert zorg op drie gebieden: Thuiszorg, Revalidatiezorg en Zorghuizen. Het ECD-systeem van Aafje Helios werd uit de markt gehaald. Aafje moest op korte termijn overstappen op een nieuw ECD, maar wilde eigenlijk vooral de zorg en de bedrijfsvoering verbeteren. De systeemvervanging was een noodzakelijk kwaad en dreigde de verbeteringen in de zorg en de bedrijfsvoering op te houden. Aafje had reeds gekozen voor ONS als nieuw ECD.
Onze oplossing
Basis implementatie
Via drie uitgangspuntensessies is bepaald wat de komende twee jaar nodig is om de vervanging te realiseren en verbeteringen in de zorg en bedrijfsvoering te realiseren. Dit resulteerde in een aanpak waarin Helios en het daaraan gelieerde roosterpakket in een zeer korte tijd is vervangen. Na 2,5 maand per 1 juli was de intramurale administratie overgezet en roosterde het hele bedrijf met ONS. Direct na de zomervakantie werden in twee uitrollen de circa 45 extramurale teams overgezet, inclusief de overgang naar Omaha. Tegelijkertijd werden de drie locaties die reeds met een digitaal ECD werken, overgezet naar het ECD van ONS in combinatie met Ysis voor de behandelaren en artsen. In deze initiële implementatie werden reeds belangrijke verbeteringen in de bedrijfsvoering gerealiseerd, met name administratief. De grote verbeteringen waren gepland in de vervolgtrajecten.
Vraaggestuurd roosteren
Als eerste is een vraaggestuurd roostertraject opgestart. Hierin is praktische methodiek ontworpen die zorgvraag en bezetting in evenwicht brengt. Belangrijker dan de methodiek was het feit dat de manier van denken over de inzet van personeel anders moest worden.
Klantgericht en eenvoudig ECD
Kort daarna is een inhoudelijk ECD-traject opgestart; van Papier naar Beter. In de initiële implementatie was de bestaande systematiek met kleine verbeteringen overgezet en waren de locaties die nog op papier werken niet meegenomen. Het ECD en het ECD-proces werden opnieuw vanuit een klantgerichte visie en met de nadruk op eenvoud en gemak opnieuw opgezet.
Brede kijk op thuiszorg
In de realiteit bleken de processen in de thuiszorg anders te lopen dan de processchema’s. Medewerkers van de thuiszorg en Accordis maakten een analyse op basis waarvan nu nieuwe processen worden ontworpen, samen met de werkvloer. Dit project loopt nu nog.
Resultaten
Basis implementatie
De initiële basis implementatie van ONS en Ysis is op planning (met een speling van 2 maanden voor het moment dat Helios stopte) en ruim binnen budget gerealiseerd, waarmee de continuïteit in de bedrijfsvoering niet in gevaar is gekomen. Dat de realisatie ruim binnen budget is gerealiseerd is naast een strakke en praktische aanpak ook te danken aan de uitstekende projectbemensing vanuit Aafje zelf.
Vraaggestuurd roosteren
De manier van denken en roosteren is veranderd. De bezetting is nu veel beter op orde, waardoor de financiële balans is teruggekeerd. Ook voor de medewerkers is er, na een moeilijke periode, meer rust en zekerheid ontstaan.
Klantgericht en eenvoudig dossier
De nieuwe aanpak wordt nu doorgevoerd in de locaties die reeds met ONS en Ysis werkten. De medewerkers zijn enthousiast en het gebruik van het ECD neemt toe waardoor de kwaliteit van zorg zal toenemen. Vanaf januari 2017 wordt dit uitgerold naar alle locaties die nog op papier werken.
Brede kijk op thuiszorg
Dit project is net gestart. De gezamenlijke analyse met de medewerkers heeft echter al geleid tot enthousiasme en betrokkenheid bij de medewerkers.